Witamy na pokładzie! Czyli wszystko o Onboardingu

witamy-na-pokladzie-onboarding

Onboarding, czyli adaptacja nowego pracownika w pierwszych dniach i miesiącach pracy w nowej firmie, pozwala na odniesienie sukcesu zarówno pracownikowi – dokładne poznanie firmy, zmniejszenie poziomu stresu, pomoc z dostępami do systemów, wypełnienie dokumentów zatrudnieniowych, zapoznanie się z najbliższym otoczeniem firmy, jak i pracodawcy- pozytywnie wpływa na kształtowanie wizerunku na rynku pracy. Szeroko pojęty onboarding udowadnia, że miejsce pracy to coś więcej niż tylko biurko.

Badania wykazują, że nowy pracownik potrzebuje około 3 miesięcy na to, aby przystosować się do pracy w nowej firmie. Im szybciej nowy pracownik poczuje się w pełni wdrożony w strukturę firmy, tym szybciej będzie mógł samodzielnie wykonywać swoje obowiązki. Proces onboardingu rozpoczyna się w momencie pomyślnie zakończonej rekrutacji na dane stanowisko. Wtedy to dział HR otrzymuje informację o nowym pracowniku, co umożliwia rozpoczęcie procesu wdrażania nowicjusza. Początkowym elementem jest pierwszy mail do pracownika, tak zwany powitalny, w którym informuje się pracownika o dokładnej godzinie i miejscu rozpoczęcia pracy, liście niezbędnych dokumentów, które musi dostarczyć do działu HR w pierwszym dniu pracy, ewentualnie o dress codzie, jeżeli takowy obowiązuje. Ten mail, w zależności od firmy, wysyłany jest albo przez rekrutera albo przez lokalny dział HR. Następnie, obydwie strony oczekują pierwszego dnia pracy. Poniżej przedstawiam proces onboardingu krok po kroku:

  1. Pierwszy dzień pracy to przede wszystkim powitanie nowego pracownika w recepcji firmy przez odpowiednie osoby. W zależności od wielkości firmy, powinien to być Specjalista HR, HRBP, Manager lub Właściciel firmy.
  2. Odpowiednia osoba oprowadza nowego pracownika po firmie, pokazuje miejsce pracy innych pracowników, sale szkoleniowe, zaplecze socjalne, toalety. Przedstawiany jest także plan dnia, aby pracownik wiedział co jest zaplanowane, o której godzinie jest przerwa obiadowa itd.
  3. Następnie przekazuje się pracownikowi niezbędne do uzupełnienia w pierwszym dniu pracy dokumenty. Dodatkowo jest to także szansa na uzyskanie dokumentów od pracownika, takich jak świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia, dyplom ukończenia studiów czy świadectwa potwierdzające ukończone kursy, szkolenia.
  4. Ważnym aspektem są szkolenia wstępne, podczas których przedstawia się strukturę i historię firmy, obowiązujące w niej zasady, dress code, benefity, programy motywacyjne, najważniejsze w firmie osoby, jak i te, z którymi pracownik często będzie się spotykał (np. dział szkoleń, HR czy rekrutacji). Wszystkie te informacje mogą być w formie prezentacji, broszurek, materiałów szkoleniowych, które następnie wręczane są pracownikowi, aby ten mógł w każdej chwili sięgnąć do zawartych w nich informacji, ponieważ w pierwszym dniu z pewnością nie będzie w stanie zapamiętać wszystkich przekazanych mu szczegółów i nazwisk. Jest to także odpowiedni moment na przekazanie materiałów firmowych, a dokładniej notesów, długopisów, plastikowych opakowań do kart wejściowych, smyczy i innych gadżetów.
  5. Elementem onboardingu jest także szkolenie BHP. Coraz więcej szkoleń wstępnych BHP organizowanych jest w formie warsztatów, więc nowy pracownik może aktywnie w nim uczestniczyć- odchodzi się natomiast od biernego słuchania.
  6. Po zakończeniu wszystkich szkoleń można wręczyć nowemu pracownikowi ankietę, w której będzie mógł ocenić on zarówno pracę działu rekrutacji, BHP i HR. Jest to istotna informacja zwrotna dla działów, ponieważ wiadomo czego zabrakło w szkoleniach i nad czym należy pracować.
  7. Zapoznanie pracownika z działem, w którym będzie pracować oraz Managerem (jeżeli wcześniej nie był z nim zapoznawany). Przedstawienie zakresu obowiązku, faktycznych godzin pracy oraz innych elementów organizacyjnych.
  8. Zapoznanie pracownika z mentorem, coachem, który będzie przez najbliższe miesiące wdrażał nowego pracownika w zakres obowiązków. Nie musi to być koniecznie osoba na stanowisku kierowniczym, czy managerskim. Może to być osoba starsza stanowiskiem lub stażem pracy, która oceni pracę nowego pracownika zarówno na początku jak i na końcu okresu próbnego.
  9. Ostatnim elementem onboardingu jest przedłużenie umowy po okresie próbnym. Nowa umowa powinna zostać przedstawiona odpowiednio wcześniej tak, aby pracownik nie musiał w niepewności do końca oczekiwać na decyzję.

Pomyślnie przeprowadzony proces onboardingu odgrywa większą rolę niż najlepsza strategia zarządzania personelem. Zwiększą on przynależność pracownika do zespołu oraz  zmniejsza jednocześnie poziom stresu związanego z nowym miejscem pracy. Dodatkowo, prawidłowo przeprowadzone wdrożenie pracownika decyduje de facto nie tylko o samym pozyskaniu pracownika, natomiast wiąże się z zatrzymaniem pracownika na długie lata w firmie.

bf

  • Asia

    Świetny artykuł dla osoby, która szykuje się do zmiany pracy i ma wrażenie, że wszyscy czekają aby ją pożreć 😉 Doświadczenie, profesjonalizm i optymizm … od takich osób należy uczyć się wiary we własne możliwości. Dziękuję :)